沪教软（2011）4号
第一章 总则
第一条 为了加强上海远程教育集团资产经营管理公司（对外名称“上海教育软件发展有限公司”，以下简称“公司”）会计档案的规范化、科学化管理，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》，结合教软公司实际情况，制定本办法。
第二章 会计档案管理职责分工
第二条 公司及下属各单位的会计档案归口公司办公室进行管理。公司办公室设专人负责对会计档案归档工作的指导、监督、检查，以及移交档案室的会计档案的存放、查阅和保管期满会计档案的销毁等工作。财务管理部负责会计档案的立卷、归档、保管（移交归档前）、查阅等工作。
第三条 公司及所属各单位负责人是单位会计档案管理的负责人。集团财务管理部业务三科负责核算单位会计档案的日常管理与抽查和监督。会计负责各核算单位会计档案的立卷、归档、保管、查阅与销毁等具体工作。
第四条 公司办公室和财务部门要加强对会计档案管理工作的领导，定期对会计档案管理工作进行指导、检查和监督，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第五条 公司及所属各单位负责人要重视会计档案管理工作，保证会计档案管理必要的经费和设施（包括必要的存放地点、存放设施、档案管理消耗材料等）。
第三章 会计档案的内容
第六条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计资料，是记录和反映财务业务的重要史料和证据。包括：
1. 会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
2. 会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、，辅助帐簿、其他会计帐簿。
3. 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注财务分析及其他文字说明。
4. 采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印的纸制会计档案。
5. 其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，员工工资发放册，年末债权、债务清单，会计档案保管清册以及有关企业经济活动的原始单据、发票存根联、抵扣联（包括抵扣联网上认证清册）、税务相关报表及资料、贷款合同、应收账款对账单、送货回单、仓库材料帐、收料单、领料单、成本核算资料、材料及产成品收发存报表、数据光盘等同样归档。
第四章 会计档案日常管理
第七条 各类会计凭证，应每月及时进行整理和装订。防止凭证的散乱和遗失。作为档案的会计凭证应按照规定的内容填制齐全，审核人员、记帐人员、出纳人员应在办理完审核、记帐或收付款手续后在凭证上签名和盖章。
第八条 会计帐簿上应载明帐簿名称、所属会计年度、记帐或管理人员、帐簿启用和起止日期，并加盖单位公章和分管财务的负责人（会计主管人员）的签章。采用电算化处理自动生成的帐簿，应定期打印出纸质会计档案，也应载明帐簿名称及所属年度、管理人员，并加盖单位公章、单位财务负责人或会计主管人员的签章。
第九条 对各类财务报告，应分别按财务报告的性质按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖单位公章，单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。
第十条 公司及所属各单位会计档案的封面及装订材料根据会计规范化要求统一装订。 每年形成的会计档案，应按时间顺序、内容、数量、保管期限分别整理立卷。
第十一条 为方便会计档案的查阅和利用，公司及所属各单位财务形成的近2年内的财务会计报告及其他会计档案由各单位会计人员妥善保管，出纳人员不得兼管会计档案。对超过上述年限，但尚不符合销毁条件的各类会计档案，应及时移交公司办公室归档保管。
第十二条 会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为5年、15年、25年四类。会计档案的保管期限，从当年会计年度终了后的第一天算起。
第十三条 对各核算单位的年度财务报告（年度决算及文字说明）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等永久性保管的会计档案，财务部门在装订立卷时应在其封面上标明“永久保存”字样，单独保存。
第十四条 实现会计电子档案管理制度化和规范化，在传统会计档案管理的基础上，建立健全电子档案管理制度，保证从电子文件形成、使用、维护、收集整理、归档，到保管、开发利用、鉴定等各个环节都有完善的管理制度并严格执行。
第十五条 采用多种技术，通过权限设置、加密、防写处理等措施，防止随意进行数据恢复和拷贝，确保电子档案的安全。
第十六条 公司及所属单位和财务管理部应提供合适的会计档案保管条件，做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折。
第十七条 会计电子存档手续：打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管、会计、复核等有关人员的签章才能存档保管。
第十八条 各核算单位财会人员之间（含岗位变动）交接会计档案，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号等内容。
第十九条 公司所属单位之间因业务移交所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。
第二十条 已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给公司档案室的会计档案，确需拆封重新整理的，报财务负责人批准后派人监督办理；已移交给档案室保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同财务负责人指派的专人和经办人员共同拆封整理。
第二十一条 公司办公室和财务管理部应当建立健全会计档案的查阅、复制登记制度，既要方便查阅会计档案，又要保证会计档案的安全。
第二十二条 财务管理部业务三科应设立会计档案查阅登记簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人，对外单位到本单位查阅会计档案，必须经本单位财务负责人批准，并办理查阅、复制登记手续后方可查阅、复制。
第二十三条 财务管理部业务三科保存的会计档案原则上不得外借。如有特殊需要，已移交档案管理部门的，经财务管理部负责人和档案管理部门负责人批准，尚未移交的，经本单位财务负责人批准后（重大或重要事项报财务管理部负责人批准），方可办理借阅登记手续，并要限期归还。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
第二十四条 公司档案管理部门、财务管理部应定期对会计档案进行清理和鉴定，至少每二年应清理一次。对保管期满并经过批准，确需销毁的会计档案应当列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容报董事会和上级相关部门批准，按照规定程序及时销毁。
第二十五条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证、记帐凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记帐凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第五章 会计档案管理责任
第二十六条 会计档案的立卷人要对会计档案的完整性、立卷的及时性负责。
第二十七条 会计档案保管人员要妥善保管好会计档案，要做好防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折，对由于以上原因而造成会计档案毁损的，要追究保管人员的责任。
第二十八条 各会计档案使用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度。损坏、丢失会计档案的，要追究相关人员的责任。
第二十九条 对擅自涂改、拆封、抽换会计档案的单位和个人，要追究其相应责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。
第三十条 对故意销毁会计档案的单位和相关责任人，提交纪检监察部门处理，构成犯罪的，提交司法机关处理。
第六章 附则
第三十一条 本规定的解释权属总经理或授权财务负责人。
第三十二条 本办法自发布之日起执行。
二○一一年二月二十三日
附件: 公司会计档案保管期限表
| 序号 | 档案名称 | 保管期限 | 备 注 |
| 一 | 会计凭证类 | | |
| 1 | 原始凭证 | 15年 | |
| 2 | 记帐凭证 | 15年 | |
| 3 | 汇总凭证 | 15年 | |
| 二 | 会计帐簿类 | | |
| 4 | 总帐 | 15年 | 包括日记总帐 |
| 5 | 明细帐 | 15年 | |
| 6 | 日记帐 | 15年 | 现金和银行存款日记账保管25年 |
| 7 | 固定资产卡片 | | 固定资产报废清理后保管5年 |
| 8 | 辅助帐簿 | 15年 | |
| 三 | 财务报告类 | | 包括集团所属单位的各类会计报表及财务分析 |
| 9 | 月、季度财务报告 | 5年 | 包括文字分析 |
| 10 | 年度财务报告（决算） | 永久 | 包括文字分析 |
| 四 | 其他类 | | |
| 11 | 会计移交清册 | 15年 | |
| 12 | 会计档案保管清册 | 永久 | |
| 13 | 会计档案销毁清册 | 永久 | |
| 14 | 银行余额调节表 | 15年 | |
| 15 | 银行对帐单 | 15年 | |
| 16 | 会计电子档案 | 永久 | |