为了规范会计电算化操作，提高会计电算化工作质量，提供及时、准确、完整的会计信息，有效支持财务管理和事业、经营发展，根据《中华人民共和国会计法》和财政部颁发的《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》及上海市财政局颁发的《关于本市企业、单位实行会计电算化有关问题的通知》的有关规定，结合集团及所属各单位的实际情况，特制定本管理办法。
第一章 会计电算化系统岗位分工及职责
实行会计电算化后，需要对会计人员的工作内容和岗位进行适当的调整和明确。一般岗位分为：系统管理员、系统操作员、系统审核员、出纳等岗位，各岗位的操作权限应严格按照实际工作需要并符合内控制度要求设置。
第一条 会计电算化主管部门
集团财务管理部负责组织、协调全集团的会计电算化工作。主要职责是：
1. 负责合理安排软硬件系统，以确保电算化系统的上线和运行工作；
2. 负责制定集团会计电算化制度和管理办法；
3. 负责结合所属各单位实际情况，选定适当的会计软件；
4. 负责制定会计电算化岗位职责，明确分工和权限；
5. 负责组织会计电算化学习和培训。
第二条 会计电算化系统管理员
会计电算化系统管理员由财务管理部各科室审核负责人兼任。主要职责是：
1. 负责会计电算化系统日常管理和维护工作；
2. 负责指导和培训会计人员进行电算化操作；
3. 负责检查会计人员所做的系统的数据备份和电算化存档工作；
4. 负责配合财务管理部要求实施工作方案；
5. 负责配合财务管理部进行会计电算化岗位分配，明确岗位职责和操作权限；
6. 负责执行会计电算化初始工作和运行工作；
7. 负责电算化系统的用户和权限管理，及时根据人事变动调整系统的用户和权限设置，定期查阅上机记录，发现异常及时处理；
8. 负责指导、监督和帮助会计人员进行电算化系统软硬件的安全运行、日常维护以及电算化数据的安全、完整；
8. 负责建立计算机病毒防护措施；负责软硬件的开发、升级工作；
9. 负责及时消除系统运行故障；负责软硬件和办公环境的安全管理。
第三条 会计电算化系统操作员
会计电算化系统操作员由会计人员担任。主要职责是：
1. 负责电算化系统日常工作的操作；
2. 负责按照系统操作规程录入记账凭证和原始凭证，做到正确使用会计科目、金额准确、摘要简要明了；
3. 负责系统录入时的预算执行情况对比，对超预算支出有权予以拒绝，并报告财务管理部各科室审核负责人；
4. 负责检查进行录入的单据是否规范、手续是否完备；负责电算化系统的定期备份；负责系统的月末处理，并出具会计报表；
5. 负责根据实际操作需要，提出维护需求和合理化建议。
第四条 会计电算化系统审核员
会计电算化系统审核员由财务管理部各科室审核负责人担任。主要职责是：
1. 全面负责系统的审核工作；负责审核已录入凭证号的连续性、摘要的规范性、内容的合法性、会计科目运用的合理性，金额的准确性；
2. 负责会同相关会计人员对计算机记账后的数据进行分析、整理以及会计报表的设计、上报工作；
3. 负责对不恰当的帐务处理提出修改意见和决定。
第二章 会计电算化系统操作管理
第五条 根据会计电算化的授权，由相关会计人员具体实施系统操作，按照集团的相关规定从事系统的录入、记账、维护、打印等相关工作。
第六条 操作人员必须严格按操作权限操作，不得越权或擅自上机操作。
第七条 操作人员应严格管理操作密码，不能随意泄露，密码要不定期变更。
第八条 电算化系统原则上专机专用，杜绝使用该机器做和财务工作不相关的事，根据实际情况，避免上网等危及系统安全的操作。
第九条 系统操作人员应严格按照软件操作规程使用会计电算化系统，严禁在使用过程中强行中断，以免破坏会计数据。
第十条 不得直接打开数据库文件进行操作，不允许随意删改数据、源程序和数据库文件结构。
第十一条 系统管理员必须做好日常检查监督工作，发现不规范使用应及时制止，并采取措施避免同样情况再次发生。
第十二条 操作人员应严格按照审核无误的原始凭证数据输入机器，若发现错误，则按操作规程修改已输入数据。
第十三条 在系统运行过程中，操作人员如需离开工作现场，必须在离开前退出系统，以防止其他人员越权操作和会计信息泄露。
第十四条 在初次建立会计电算化系统时，需要进行系统初始化工作，在适当授权下进行设置会计科目、帐本格式、凭证类型、期初余额等内容的设定。
第十五条 系统正常运行期间，任何对帐务系统的修改变动，必须经系统审核员的批准。
第十六条 系统审核员根据实际工作进度及时进行系统的审核。
第十七条 每月月底，进行月末结帐工作，每年年终，进行年终结转工作。
第三章 会计电算化系统维护
第十八条 任何人员不得直接打开数据库文件随意增、删、改数据，系统维护人员进行系统维护操作时，要履行必要的审批手续，同时作详尽的记录；
第十九条 系统维护人员不得对实际会计数据进行操作；确因工作需要改动原有设置（尤其是系统运行环境及操作参数的改动），应履行规定审批手续后方可实施。
第二十条 重大系统维护应建立维护监督机制，严禁单人操作，以保证系统的安全。
第二十一条 当电脑发生故障应及时维护，如自己没有能力应及时与电脑人员联系，财务软件运行发生问题应及时与销售商联系解决；
第二十二条 对系统硬件设备要经常维护以保证系统正常运行，系统中的会计数据需定期备份。
第二十三条 做好软硬件安全防范和维护，确认系统正常运行。
第四章 会计电算化系统软硬件管理
第二十四条 硬件管理
1. 财务使用计算机必须使用不间断电源，避免意外断电造成数据丢失。
2. 一般不得使用外来的各种盘片，如确属工作需要使用外来盘片，必须经系统管理员检查同意后方可使用。
3. 严禁操作人员使用游戏软件。
4. 定期对运行环境进行检查，做好防病毒工作。
第二十五条 软件管理
1. 使用的会计电算化软件须经过财政部门备案，达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求，保护会计软件的版权，禁止使用盗版软件。
2. 必须妥善保管好会计软件的全套文档资料和会计软件程序，在软件修改、升级和维护中，要保证会计数据的连续和安全，不得进行违反软件规定的操作，以免破坏会计软件。
3. 会计软件必须由具有会计电算化资格的人员操作。
4. 使用财务软件的计算机必须安装防病毒软件，对病毒进行实时监控，确保软件环境的安全。
第五章 会计电算化档案管理
第二十六条 所有会计电算数据必须得到必要的备份，包括但不限于：磁盘备份、光盘备份、硬盘备份。
1. 磁盘会计档案的管理工作，包括数据备份，数据恢复和清理硬盘等，由系统管理员专职执行并对磁盘会计档案的安全和正确负责。
2. 磁盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上，其中会计科目和总帐数据（包括年度和月度汇总数据）必须永久保存。
3. 数据备份不得少于三份，存放地点应至少在两处以上，每月备份不得少于一次。
4. 必须经常对硬盘上的会计数据刻录光盘备份。备份是通过对硬盘的会计数据建立光盘副本来实现信息存储的，每年备份不得少于一次，刻录光盘不得少于两份，并将光盘备份作为正式档案存档，光盘应选择不可擦洗，不能重复刻录的光盘。
5. 必须妥善保管好会计数据的备份盘，备份软盘应贴上写保护标签并用印章或封条签封，或由专人保管。备份盘应装在保护封套和包装盒中，存放在安全，洁净，防热，防潮，防磁的场所，并定期进行转储，送存档案室存档。硬盘和正式备份盘不得随便乱放或外借。
6. 会计数据的备份盘分别在两个地点以上，应根据数据量和硬盘空间的大小情况，每隔半年清理一次硬盘，以利于提高机器的利用率和运行速度，没有做过备份的硬盘数据不得清理删除。
第二十七条 电算化系统内相关会计档案资料需按月、年及时打印出来，并按照《会计档案管理办法》进行管理。
第六章 附则
第二十八条 本办法未尽事宜遵守集团会计档案管理办法的有关规定。
第二十九条 本办法由集团财务管理部负责解释。
第三十条 本办法自发布之日起执行。
二○○八年四月十六日