为了加强对教材的管理，规范教材采购、入库、发放、库存的操作，根据事业单位财务、会计的规定及国家有关法律法规，特制定本办法。
第一章 教材采购
第一条 教材采购应根据各分校征订教材数经审核确认汇总后，分批向各供书商发出教材采购单（或印刷单），同时与供书商签订教材购销协议（格式合同需附采购清单，合同及协议需统一编号），采购清单作为协议的附件。
第二条 采购清单必须汇总后按审批权限报批，并及时整理归档。
第三条 采购人员应及时反馈供书商供书情况，必要时应及时调整采购需求，对改名改版教材应该及时反馈通报系部主持教师和系主任，并报资源建设办公室备案。
第四条 教材科要关心督促供书商到书情况，确保开学教材到书率达95%以上。
第五条 采购人员每半年应与供应商核对一次应付账款明细，并将对方确认的对账明细交财务。
第二章 教材入库
第六条 教材入库应根据供应商的销售发货单（送货单），由仓库保管员验收清点，按实入库，按实计价，发现数量不符，应及时在销售发货单（送货单）上注明。
第七条 填写一式四联的入库单。其中：第一联存根联，第二联教材科（经财务签字后退回），第三联财务，第四联付款时结算联。并附教材管理软件所打印的入库单。
第三章 教材出库
第八条 教材出库遵循“先进先出”的原则，按入库时的计价填写出库价格。也可按现行规定选用其他出库计价方法。
第九条 分校领取教材应该填写一式四联的出库单。其中：第一联存根联，第二联教材科（经财务签字后退回），第三联财务，第四联结算（退书）联。并附教材管理软件所打印的教材出库单（必须有领取人签名）。内部领用（含系部、开放学院等）时，教材科在取得部门领导签名同意后办理领用手续，领用时填写一式四联的领料单。其中：第一联存根联，第二联教材科（经财务签字后退回），第三联财务，第四联结算（退书）联。并附教材管理软件所打印的教材出库单（必须有领取人签名）。
第四章 退书
第十条 退书包括教材科退给供应商和分校退给教材科二种。
第十一条 因各种原因发生退书，教材采购人员应积极与对方取得联系，在教材发出后应在备查簿上进行登记，在取得供应商确认退书的回单后填写入库单（以负数或者红字填列），并在备注栏内注明上次该批书入库单的编号，进行账务处理。
第十二条 分校（外省市、内部各部门）发生退书时，必须填写出库单（以负数或者红字填列），并在备注栏内注明上次该批书出库单的编号，并在收款方式栏内注明对方是否已付款，才能进行账务处理。
第五章 教材结算
第十三条 为了保证学校资金能够及时准确的回收，提高资金的使用效率，当教材发放结束后，教材科应指派专人与财务进行核对，发现差错及时查明原因进行纠正，准确无误后通知分校付款。
第十四条 结账后零星需要添置教材，原则上应以现购为主。
第十五条 对教材核算中发生的往来款项应分户明细核算，及时结算，如有超过半年以上应收款项发生，教材科应指定专人与分校核对应收账款，并将对方确认的对账明细交财务。
第六章 教材库存
第十六条 库存教材应该分门别类、有规律堆放，便于清点。
第十七条 出入库教材数量要及时记录卡片。
第十八条 为便于教材核算，仓库记账截止日为每月的25日，12月份截止日为10日。
第十九条 每月记账截止后，应及时盘点，在盘点清理的基础上，于每月的28日前向财务报送教材库存月报表，并附电脑打印库存单。其中：第一联存根联，第二联教材科，第三联财务。上半年教材大规模发放结束后应实际盘点清理。12月11日～20日为仓库实盘日，根据盘点结果填写报表，并附盘点清单一份报送财务，发现问题及时查明原因按规定处理，做到账账相符，账实相符。
第七章 附则
第二十条 本办法由集团财务管理部负责解释。
第二十一条 本办法自发布之日起执行。
二○○八年四月十六日