上海远程教育集团会计档案管理办法

 

为了加强集团会计档案的规范化、科学化管理，根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》，结合集团实际，制定本办法。

第一章 会计档案管理职责分工

第一条　集团会计档案归口集团办公室和财务管理部共同管理。集团办公室负责对会计档案工作的指导、监督、检查，以及移交档案室的会计档案的存放、查阅和保管期满会计档案的销毁等工作。财务管理部负责会计档案的立卷、归档、保管（移交档案室前）、查阅、销毁等项工作。  
    第二条　集团及所属各单位财务负责人是单位会计档案管理的负责人。集团财务管理部（各科室）负责人负责核算单位会计档案的日常管理与抽查和监督。会计负责各核算单位会计档案的立卷、归档、保管、查阅与销毁等具体工作。  
    第三条  集团办公室和财务管理部要加强对会计档案管理工作的领导，定期对集团会计档案管理工作进行指导、检查和监督，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。  
    第四条  集团及所属各单位负责人要重视会计档案管理工作，要保证会计档案管理必要的经费和设施（包括必要的存放地点、存放设施、档案管理消耗材料等）。

第二章 会计档案的内容

第五条  会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计资料，是记录和反映财务业务的重要史料和证据。包括：

1. 会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

2. 会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、，辅助帐簿、其他会计帐簿。

3. 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注财务分析及其他文字说明。

4. 采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印的纸制会计档案。

5. 其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，在职职工、退休职工工资发放册，年末债权、债务清单及其他应保存的会计资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册。

第三章 会计档案日常管理

第一节 立卷和归档

第六条  各类会计凭证，应每月及时进行整理和装订。防止凭证的散乱和遗失。作为档案的会计凭证应按照规定的内容填制齐全，审核人员、记帐人员、出纳人员应在办理完审核、记帐或收付款手续后在凭证上签名和盖章。

第七条  会计帐簿上应载明帐簿名称、所属会计年度、记帐或管理人员、帐簿启用和起止日期，并加盖单位公章和分管财务的负责人（会计主管人员）的签章。采用电算化处理自动生成的帐簿，应按月打印出纸质会计档案，也应载明帐簿名称及所属年度、管理人员，并加盖单位公章、单位财务负责人或会计主管人员的签章。

第八条  对各类财务报告，应分别按财务报告的性质按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖单位公章，单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。

第九条  集团会计档案的封面及装订材料根据会计规范化要求统一装订。 每年形成的会计档案，应按时间顺序、内容、数量、保管期限分别整理立卷。

第二节　档案的保管

第十条　为方便会计档案的查阅和利用，集团财务管理部形成的近2年内的财务会计报告及其他会计档案由财务管理部（各科室）妥善保管。对超过上述年限，但尚不符合销毁条件的各类会计档案，应及时移交集团及所属单位档案管理部门保管。

第十一条  集团及所属各单位近两年的会计档案，应由专人妥善保管，2年后，集团财务管理部（各科室）专人负责编制移交清册，移交集团及所属单位档案管理部门。

第十二条  集团财务管理部（各科室）保管的会计档案，由会计人员保管，出纳人员不得兼管会计档案。

第十三条  会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为5年、15年、25年四类。会计档案的保管期限，从当年会计年度终了后的第一天算起。

第十四条  对各核算单位的年度财务报告（年度决算及文字说明）、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等永久性保管的会计档案，财务部门在装订立卷时应在其封面上标明“永久保存”字样，单独保存。

第三节  会计电子档案管理

第十五条   实现会计电子档案管理制度化和规范化 ，在传统会计档案管理的基础上，建立健全电子档案管理制度，保证从电子文件形成、使用、维护、收集整理、归档，到保管、开发利用、鉴定等各个环节都有完善的管理制度并严格执行。
    第十六条   建立完善的内部控制制度，严格实行岗位责任制。各岗位之间职责分明，相互间有一定的制约、监督作用，采取不相容职责相分离的措施。
    第十七条  采用多种技术，通过权限设置、加密、防写处理等措施，防止随意进行数据恢复和拷贝，确保电子档案的安全。集团及所属单位档案管理部门和财务管理部（各科室）应提供合适的会计档案保管条件，做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折。

第十八条  会计电子存档手续：打印输出的凭证、账册、报表，必须有会计主管、会计、复核等有关人员的签章才能存档保管。

第四节 会计档案移交和异动

第十九条  集团各核算单位财会人员之间交接会计档案，交接双方应当办理会计档案交接手续。 移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。

财务管理部（各科室）和集团及所属单位档案管理部门之间移交会计档案由财务管理部和集团及所属单位档案管理部门指派专人处理；移交工作接受财务管理部指派人员和交接双方单位的负责人的监督。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第二十条  集团所属单位之间因业务移交所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

第二十一条  已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案馆的会计档案，确需拆封重新整理的，报财务管理部部批准后，由财务管理部派人监督办理；已移交给档案管理部门保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同财务管理部和经办人员共同拆封整理。

第五节  查阅和利用

第二十二条  集团及所属单位档案管理部门和财务管理部应当建立健全会计档案的查阅、复制登记制度，既要方便查阅会计档案，又要保证会计档案的安全。

第二十三条  集团财务管理部（各科室）应设立会计档案查阅登记簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。财务管理部（各科室）对集团内外单位到本单位查阅会计档案，必须经本单位财务部门负责人批准，并办理查阅、复制登记手续后方可查阅、复制。

第二十四条  集团财务管理部（各科室）保存的会计档案原则上不得外借。如有特殊需要，已移交档案管理部门的，经财务管理部负责人和档案管理部门负责人批准，尚未移交的，经本单位财务部门负责人批准后（重大或重要事项报财务管理部负责人批准），方可办理借阅登记手续，并要限期归还。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

第六节  会计档案期满销毁

第二十五条  集团及所属单位档案管理部门、财务管理部应定期对会计档案进行清理和鉴定，至少每二年应清理一次。对保管期满并经过批准，确需销毁的会计档案应当按照规定程序及时销毁。

第二十六条  保管期满但未结清的债权债务原始凭证、记帐凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记帐凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第二十七条  保管期满的会计档案，除本办法第二十六条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

（一）由集团及所属单位档案管理部门会同财务管理部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；

（二）由集团及所属单位档案管理部门和财务管理部负责人、主管财务和分管档案工作的集团负责人分别在销毁清册上签署意见；

（三）销毁会计档案时，应当由集团及所属单位档案管理部门及财务管理部共同派员监销；

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况分别报告集团财务管理部负责人、办公室（档案室）负责人及有关的各核算单位负责人。

第四章  会计档案管理责任

第二十八条  集团办公室、财务管理部应当建立健全会计档案管理责任制，明确各核算单位负责人、专兼职会计档案管理人员对会计档案的管理责任。

第二十九条  会计档案的立卷人要对会计档案的完整性、立卷的及时性负责。

第三十条  会计档案保管人员要妥善保管好会计档案，要做好防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折，对由于以上原因而造成会计档案毁损的，要追究保管人员的责任。

第三十一条  各会计档案使用人和查阅人应遵守档案查阅登记制度。损坏、丢失会计档案的，要追究相关人员的责任。

第三十二条  对擅自涂改、拆封、抽换会计档案的单位和个人，要追究其相应责任，构成犯罪的，移交司法机关处理。

第三十三条  对故意销毁会计档案的单位和相关责任人，提交纪检监察部门处理，构成犯罪的，提交司法机关处理。

第五章  附则

第三十四条  本办法由集团财务管理部负责解释和修订。

第三十五条  本办法自发布之日起执行。

 

 

二OO八年四月十六日

附表：

上海远程教育集团会计档案保管期限表

序号	档案名称	保管期限	备注
一	会计凭证类
1	原始凭证	15年
2	记帐凭证	15年
3	汇总凭证	15年
二	会计帐簿类
4	总帐	15年	包括日记总帐
5	明细帐	15年
6	日记帐	15年	现金和银行存款日记账保管25年
7	固定资产卡片		固定资产报废清理后保管5年
8	辅助帐簿	15年
三	财务报告类		包括集团所属单位的各类会计报表及财务分析
9	月、季度财务报告	5年	包括文字分析
10	年度财务报告（决算）	永久	包括文字分析
四	其他类
11	会计移交清册	15年
12	会计档案保管清册	永久
13	会计档案销毁清册	永久
14	银行余额调节表	15年
15	银行对帐单	15年
16	会计电子档案	永久